Polityka Prywatności – Plona Accouting

1. O nas

Właścicielem www.plonaaccounting.pl i administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu Internetowego jest Plona Accounting Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Jana Heweliusza 11, 80-890 Gdańsk, KRS: 0001114222, REGON: 529064364, NIP: 5833513097, adres poczty elektronicznej: kontakt@plonaaccounting.pl (Administrator).

Usługodawca prowadzi Serwis Internetowy oraz jest odpowiedzialny za prawidłowe świadczenie Usług Elektronicznych Serwisu.

2. Postanowienia ogólne

Niniejsza polityka prywatności Serwisu Internetowego jest środkiem wdrożonym przez Administratora, którego celem jest określenie działań podejmowanych przez Administratora w zakresie ochrony danych osobowych udostępnionych Administratorowi przez podmioty danych, a nadto informowanie podmiotów danych o obowiązującej w przedsiębiorstwie prowadzonym przez Administratora procedurze postępowania z danymi osobowymi, w tym w szczególności o celach i podstawach prawnych przetwarzania oraz kategoriach odbiorców, a także realizacja przez Administratora wobec podmiotów danych obowiązku informacyjnego wynikającego z treści art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, zwane dalej RODO).

Usługodawca dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami; merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Niniejsza polityka prywatności Serwisu Internetowego ma charakter informacyjny, co oznacza, że nie jest ona źródłem obowiązków dla Usługobiorców Serwisu Internetowego.

Dane osobowe Usługobiorcy są przetwarzane zgodnie z RODO oraz ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych oraz ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz.U. 2002 Nr 144, poz. 1204 ze zm.).

3. Cel i zakres zbierania danych

Każdorazowo cel, zakres oraz odbiorcy danych przetwarzanych przez Usługodawcę wynikają z działań podejmowanych przez Usługobiorcę w Serwisie Internetowym. Przykładowo, jeżeli Usługobiorca zamierza korzystać z Konta, to jego dane osobowe będą przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy o korzystanie z Konta.

Administrator przetwarza dane osobowe dotyczące Usługobiorcy lub jego przedstawicieli w następujących celach:

zawarcie i realizacja umowy o świadczenie usług księgowych oraz Usługi Elektronicznej,
wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i rachunkowych,
prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych, administracyjnych, sądowoadministracyjnych, egzekucyjnych i mediacyjnych,
udokumentowanie stosunków umownych w celach dowodowych przez okres przedawnienia roszczeń z nimi związanych,
prowadzenie marketingu bezpośredniego usług księgowych i rachunkowych oferowanych przez Administratora, w tym za pośrednictwem korespondencji e-mailowej typu newsletter,
obsługa reklamacji i roszczeń wynikających z uprawnień z tytułu rękojmi.

Usługodawca może przetwarzać następujące dane osobowe Usługobiorców korzystających z Serwisu Internetowego:

imię i nazwisko Usługobiorcy,
adres poczty elektronicznej,
nazwa organizacji współpracującej,
nazwa oddziału organizacji współpracującej,
numer NIP lub REGON – w zakresie niezbędnym do realizacji usług księgowych.

Podanie danych osobowych, o których mowa w punkcie powyżej, nie jest obowiązkowe, ale jest niezbędne do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie Usługi Elektronicznej w Serwisie Internetowym. Każdorazowo zakres wymaganych do zawarcia umowy danych wskazany jest uprzednio na stronie Serwisu Internetowego, w trakcie korzystania z Serwisu Internetowego oraz w jego Regulaminie.

Dane osobowe dotyczące Usługobiorcy mogą być przekazywane do organów administracji publicznej lub do innych osób lub podmiotów trzecich – w zakresie, w jakim i w przypadkach, w których obowiązek ich udostępnienia nakładają na Administratora przepisy prawa (w szczególności przepisy podatkowe i rachunkowe). Ponadto dane osobowe dotyczące Usługobiorcy mogą być przekazywane podmiotom wykonującym na rzecz Administratora usługi z zakresu obsługi IT, usług prawnych oraz kadrowo-płacowych na podstawie odrębnej umowy.

Administrator oświadcza, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem powierzonych mu danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO. Administrator dokonuje regularnej weryfikacji i aktualizacji stosowanych środków technicznych i organizacyjnych.

Administrator oświadcza, że celem zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych wprowadził Politykę Ochrony Danych Osobowych zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 RODO.

Dane osobowe dotyczące Usługobiorcy będą przechowywane przez Administratora przez następujący okres:

w przypadku danych osobowych przetwarzanych w celu wykonania umowy – do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z tejże umowy, nie krócej jednak niż przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku obrotowego),
w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu odpadnięcia tej podstawy przetwarzania, w szczególności do czasu przedawnienia roszczeń,
w przypadku danych osobowych przetwarzanych w celu wypełnienia obowiązków prawnych – do czasu odpadnięcia tej podstawy przetwarzania.

4. Cookies i dane eksploatacyjne

Pliki Cookies (ciasteczka) są to niewielkie informacje tekstowe w postaci plików tekstowych, wysyłane przez serwer i zapisywane po stronie osoby odwiedzającej stronę Serwisu Internetowego (np. na dysku twardym komputera, laptopa czy też na karcie pamięci smartfona – w zależności z jakiego urządzenia korzysta odwiedzający nasz Serwis Internetowy).

Usługodawca może przetwarzać dane zawarte w plikach Cookies podczas korzystania przez odwiedzających ze strony Serwisu Internetowego w następujących celach:

realizacja podstawowych funkcjonalności Serwisu Internetowego, takich jak: identyfikacja Usługobiorców jako zalogowanych i utrzymywanie sesji logowania oraz przechowywanie dynamicznych danych, np. statystyk, podsumowań;
dostosowywanie zawartości strony Serwisu Internetowego do indywidualnych preferencji Usługobiorcy;
zapamiętywanie lokalizacji IP, strefy czasowej;
prowadzenie anonimowych statystyk przedstawiających sposób korzystania ze strony Serwisu Internetowego.

Standardowo większość przeglądarek internetowych domyślnie akceptuje zapisywanie plików Cookies. Każdy ma możliwość określenia warunków korzystania z plików Cookies za pomocą ustawień własnej przeglądarki internetowej. Oznacza to, że można np. częściowo ograniczyć lub całkowicie wyłączyć możliwość zapisywania plików Cookies – w tym ostatnim wypadku jednak może to mieć wpływ na niektóre funkcjonalności Serwisu.

Administrator korzysta w Serwisie Internetowym z usług Google Analytics dostarczanych przez firmę Google Inc. Gromadzone dane przetwarzane są w sposób zanonimizowany do generowania statystyk pomocnych w administrowaniu Serwisem Internetowym.

5. Podstawa przetwarzania danych

Podanie danych osobowych przez Usługobiorcę jest dobrowolne, aczkolwiek niepodanie wskazanych danych osobowych, niezbędnych do zawarcia i realizacji umowy o korzystanie z Usługi Elektronicznej lub do świadczenia usług księgowych, skutkuje brakiem możliwości zawarcia tejże umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu zawarcia i realizacji umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (niezbędność do wykonania umowy). Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu wypełnienia obowiązków prawnych (w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych) jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w pozostałych celach wskazanych powyżej jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora).

6. Prawa podmiotu związane z ochroną danych osobowych

a. Prawo do informacji

Administrator, podczas pozyskiwania danych osobowych, jest zobowiązany podać osobie, od której dane pochodzą, wszelkie informacje wymagane przez art. 13 RODO, w tym m.in. cele i podstawy prawne przetwarzania, informacje o odbiorcach danych, o planowanym czasie przechowywania danych oraz o przysługujących prawach.

b. Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

c. Prawo dostępu do danych osobowych

Podmiot danych jest uprawniony do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dotyczące jego dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniony do uzyskania dostępu do nich oraz informacji wymaganych przez art. 15 RODO, w tym m.in. celów przetwarzania, kategorii danych, odbiorców danych, planowanego okresu przechowywania danych oraz informacji o przysługujących prawach.

d. Prawo do żądania sprostowania i usunięcia danych osobowych

Podmiot danych ma prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących go danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych. Podmiot danych jest uprawniony do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących go danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym), jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO. Uprawnienie to nie obowiązuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku, w szczególności do przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej.

e. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych

Podmiot danych ma prawo żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania jego danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO, w szczególności gdy kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi na sprawdzenie ich prawidłowości.

f. Prawo do przenoszenia danych osobowych

Podmiot danych jest uprawniony do otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dotyczących go danych osobowych dostarczonych Administratorowi, oraz ma prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi, w przypadkach określonych w art. 20 RODO.

g. Prawo do sprzeciwu

Podmiot danych ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) RODO, w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, podmiot danych ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.

7. Postanowienia końcowe

Serwis Internetowy może zawierać odnośniki do innych stron internetowych. Usługodawca namawia, by po przejściu na inne strony, zapoznać się z polityką prywatności tam ustaloną. Niniejsza polityka prywatności dotyczy tylko Serwisu Internetowego.

Administrator odpowiednio udostępnia następujące środki techniczne, zapobiegające pozyskiwaniu i modyfikowaniu danych osobowych przesyłanych drogą elektroniczną przez osoby nieuprawnione:

zabezpieczenie zbioru danych przed nieuprawnionym dostępem,
dostęp do Konta jedynie po podaniu indywidualnego loginu i hasła,
certyfikat SSL.

We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w szczególności w sprawach związanych z postanowieniami niniejszej polityki prywatności, Usługobiorca powinien kontaktować się z Administratorem przy zastosowaniu następujących danych kontaktowych:

Plona Accounting Sp. z o.o.

Jana Heweliusza 11, 80-890 Gdańsk
E-mail: kontakt@plonaaccounting.pl

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych na potrzeby komunikacji marketingowej przez Plona Accounting Sp. z o.o.

Obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Administrator

Plona Accounting Sp. z o.o.: ul. Jana Heweliusza 11, 80-890 Gdańsk

Cele przetwarzania

Marketing bezpośredni usług księgowych i rachunkowych oferowanych przez Plona Accounting Sp. z o.o.

Podstawa prawna przetwarzania

Realizowany przez Plona Accounting Sp. z o.o. prawnie uzasadniony interes: podejmowanie działań z zakresu marketingu bezpośredniego [art. 6 ust. 1 lit. f) RODO].

Kategorie odbiorców

Podmioty wspierające Plona Accounting Sp. z o.o. w podejmowaniu działań z zakresu marketingu bezpośredniego.
Pracownicy Plona Accounting Sp. z o.o.

Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres podejmowania przez Plona Accounting Sp. z o.o. działań z zakresu marketingu bezpośredniego, jednak nie dłużej niż do momentu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Prawa związane z przetwarzaniem

Prawo do żądania od Plona Accounting Sp. z o.o. dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
Zgodę cofnąć można poprzez wysłanie żądania na adres e-mail: kontakt@plonaaccounting.pl
Prawo do przenoszenia danych osobowych.
Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawo do sprzeciwu.

Informacje dodatkowe

Podanie danych (e-mail) przed zawarciem umowy z Plona Accounting Sp. z o.o. nie jest wymagane, jednakże konsekwencją ich niepodania będzie brak możliwości realizacji kontaktu.
Dane nie będą przekazywane przez Plona Accounting Sp. z o.o. do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
W oparciu o dane osobowe Plona Accounting Sp. z o.o. nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji i nie wykonuje procesu profilowania.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych z formularza kontaktowego przez Plona Accounting Sp. z o.o.